Dát dokladům profesionální vzhled, automaticky doplnit správné údaje nebo upozornit klienty, že zapomněli zaplatit. To všechno umí správný program na přípravu faktur. Podívejte se, jak ho vybrat.
Je pravda, že fakturu vystavíte i ve Wordu nebo v jiném kancelářském programu. Takový způsob je ale zastaralý. Doklady totiž nevypadají moc dobře a navíc je u nich velké riziko, že uděláte chybu.
Proto se v posledních letech stále víc prosazují specializované fakturační služby. S jejich pomocí dáte fakturám lepší vzhled a jejich příprava bude mnohem jednodušší.
Bez napojení na ARES ani ránu
Právě proto, že podobných programů přibývá, je potřeba dobře vybírat. Každá služba vám totiž nabídne trochu jiné funkce i podmínky používání.
Pokud chcete zvolit opravdu dobře, hledejte zejména online programy. Máte k nim přístup kdykoliv a odkudkoliv. Fakturu tak vystavíte rovnou z klientovy kanceláře nebo třeba večer z postele.
Často také nabízejí napojení na ARES a další databáze. Právě to vám výrazně usnadní práci. Stačí vám totiž na fakturu napsat jen IČ odběratele a program doplní zbylé údaje automaticky. Nemusíte se tedy bát, že se přepíšete například v adrese.
Stejně snadno navíc zadáte i svoje údaje.
A informace, které byste ve Wordu psali a kontrolovali několik minut, vyplníte do 10 vteřin.
Práci vám usnadní automatizace
Ideální je, když umí online fakturace komunikovat i s dalšími službami. Díky tomu snadno přenesete potřebné informace ze svého e-shopu nebo CRM systému.
Ověřte si také, jestli můžete fakturaci propojit s internetovým bankovnictvím. Proč je to důležité? Abyste nemuseli ručně měnit stav faktur z neuhrazených na uhrazené. Je to sice drobnost, ale pomůže vám bez zbytečné námahy udržet pořádek v dokladech.
Velmi důležitá je také automatizace. Díky ní program sám vyřeší řadu úkonů, které byste jinak dělali ručně. Kromě už zmíněného načtení informací z databáze ARES sem patří například automatické odeslání upomínky.
Nejlepší programy za vás dokonce potřebné doklady samy připraví a odešlou.
Pokud totiž každý měsíc fakturujete stejnou částku za stejné služby – například za pronájem – můžete připravit pravidelnou fakturu. A program ji automaticky odešle danému klientovi.
Vylaďte si vzhled podle sebe
Jak jsme zmínili v úvodu, fakturační programy dají vašim dokladům profesionální vzhled. Nejde ale jen o to, že všechny údaje mají své místo a jsou přehledně zarovnané. Kvalitní služby vám umožní nastavit si také barevnost faktury a doplnit na ni vaše logo a podpis.
I faktura drobného živnostníka díky tomu vypadá stejně dobře jako doklady velkých společností.
A pokud chcete, aby vám klienti zaplatili co nejrychleji, určitě oceníte i možnost přidat na fakturu QR kód. Klienti ho jen naskenují a potvrdí platbu.
Peníze tak můžete mít na účtu do 5 minut.
Využijte bezplatnou verzi
Samozřejmě nesmíme zapomenout na cenu. A také v tomto ohledu pro vás máme dobrou zprávu – vše můžete mít i bezplatně.
Ano, opravdu existuje program na faktury zdarma. A ne jeden. Většina služeb totiž nabízí základní variantu zdarma.
Musíte u ní ale počítat s některými omezeními. Například s limitovaným počtem klientů nebo uživatelů.
Pokud tedy máte menší okruh klientů, je online fakturace skvělou cestou, jak zdarma posunout svoje faktury na profesionálnější úroveň. A pokud se do limitů pro bezplatnou variantu nevejdete, nezoufejte. I zpoplatněné verze stojí jen pár set korun měsíčně.
