Pokud obsahuje povinné údaje, můžete fakturu vystavit i ručně na papír. Spousta živnostníků a podnikatelů k vystavení faktury používá běžný kancelářský program jako Word nebo Excel. Nejlepší je vytvářet faktury ve specializovaném fakturačním programu.
V článku popisujeme situaci pro úplného začátečníka. Proto pracujeme s příkladem OSVČ, který neplatí DPH a nevede účetnictví – tak to má většina podnikatelů, kteří teprve rozjíždí vlastní byznys. Našemu podnikateli říkáme Filip.
Povinné údaje na faktuře
Filip jako OSVČ, neplátce DPH bez účetnictví musí na faktuře uvést:
- své jméno a příjmení,
- sídlo fyzické osoby (někdy taky fakturační adresu),
- IČ,
- označení registru, ve kterém je jako podnikatel zapsaný (živnostenský rejstřík).
Tím povinnosti končí. Pro klidné spaní, kdyby na něj náhodou přišla kontrola, je dobré, když na fakturu doplní, že:
- není plátcem DPH,
- údaje o odběrateli (ve stejném rozsahu jako o sobě),
- slovní a číselné označení dokladu (např. Faktura 2022001),
- popis zboží nebo služby, za které fakturu vystavuje,
- částku,
- datum vystavení dokladu.
Aby mu zákazník opravdu zaplatil, měl by Filip uvést i číslo svého účtu a datum splatnosti.
Vystavení faktury ručně
Dnes už se tento způsob používá opravdu jen výjimečně. Ale pokud faktura napsaná na papíře splní povinné náležitosti, je platná. Kdyby byl Filip konzervativní klasik, ať nakoupí propisky, papíry, známky na dopis a pustí se do fakturování „postaru“.
Využití Wordu nebo Excelu
Běžný kancelářský software obsahuje řadu šablon pro vytváření typových dokumentů. Filip tam najde i šablonu na fakturu – případně si ji sám vytvoří. Zabere to chvilku, jednou si „kolonky“ připraví a pak může fakturovat každý den.
Jen si Filip musí dát pozor, aby na šabloně bylo vše potřebné popsané výše. A měl by se sem tam ujistit, že nedošlo ke změně legislativy pro vystavování faktur. Pokud si šablonu neupraví, bude muset vystavené doklady opravovat.
Faktury vystavené v účetním programu
Pokud má Filip známého účetního, který mu pomáhá s rozjezdem podnikání, může ho požádat taky o pomoc s vystavováním faktur. Nejrozšířenější účetní programy umožňují snadné vystavení faktury na pár kliknutí – a když bude účetní Filipovi pomáhat s daňovým přiznáním, má všechny podklady u sebe.
Filip ale za pomoc s vystavováním faktur zaplatí a zřejmě nebude mít fakturu hotovou obratem. Účetní totiž obvykle pracují pro desítky klientů a práci si plánují dopředu.
Vystavení faktury v online fakturační službě
Poslední možností je využití speciálního fakturačního programu. Dnes je už standard, že taková online fakturace běží v cloudu, takže Filip může fakturovat z počítače i z mobilu. Ve chvíli, kdy se mu to hodí.
Kvalitní fakturační služby nabízejí tvorbu faktur zdarma – v praxi to znamená, že dokud má Filip třeba 5 dodavatelů v adresáři, nemusí za vystavení faktury platit. Když se mu podnikání rozjede, může přejít na jeden z placených tarifů, které stojí pár stovek měsíčně.
